Administratief/fiscaal


Administratie opzetten

Het is belangrijk om een goede administratie op te zetten en bij te houden. De Belastingdienst verplicht freelancers een deugdelijke administratie bij te houden. Een deugdelijke dagelijkse boekhouding moet leiden tot een kloppen financieel jaarverslag en aangifte Inkomstenbelasting. Je kan ervoor kiezen om de administratie uit handen te geven aan een boekhouder of een accountant. Om inzicht te houden in het reilen en zeilen en om kosten te besparen is het wellicht beter om de administratie zelf uit te voeren en om voor het financieel jaarverslag en de aangifte Inkomstenbelasting een boekhouder in te schakelen.

De dagelijkse administratie bestaat uit het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Je administratie moet controleerbaar zijn. Bewaar dan ook alle bewijsstukken omtrent inkomsten en uitgaven. Dit kunnen zijn: kassabonnen, inkomende facturen, verzonden facturen en bank- en giroafschriften. Met behulp van een zakelijke betaalrekening houdt u uw zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden van uw prive-financien. Ook contracten en overeenkomsten evenals agenda's en correspondentie behoren tot gegevens die opgeslagen en bewaard moeten worden. Heeft u medewerkers in dienst dan zult u ook een loonadministratie moeten bijhouden. U dient al deze gegevens minimaal 7 jaar te bewaren omdat de Belastingdienst deze kan opvragen.

Uit een deugdelijke administratie blijkt tevens hoeveel BTW(omzetbelasting) u aan de belastingdienst moet betalen. Dit is de som van de ontvangen BTW (op facturen die u zelf uitschrijft of op ontvangsten) minus de betaalde BTW (facturen die u moet betalen en andere uitgaven). Middels een maand- of kwartaalaangifte maak je dit verschil over aan de Belastingdienst.

Voor het voeren van de bedrijfsadministratie kun je overwegen een boekhoudprogramma te gebruiken dat vaak electronisch in te lezen is door uw boekhouder of accountant. Vraag in ieder geval een proefversie aan om te bezien of het pakket voldoet aan uw eisen.

[top]
Factureren

Na het verrichten van je werkzaamheden als freelancer stuur je, meestal in de laatste week van de maand, een factuur. Op de factuur vermeld je het aantal gewerkte uren, het uurtarief en het totaalbedrag van de factuur. Het totaalbedrag splits je uit naar het totaalbedrag exclusief BTW en de te betalen BTW. Naast deze gegevens moet de factuur aan een aantal voorwaarden voldoen: Facturen moeten doorlopend genummerd worden en middels een kenmerk terug te vinden zijn in je verkoopadministratie. Op de factuur vermeld je onder andere de factuurdatum, de bedrijfsnaam van adresgegevens van de opdrachtgever en van je eigen onderneming, je BTW-identificatienummer en KVK nummer (al dan niet voorgedrukt op je factuur) en de uiterste betaaldatum (afhankelijk van wat in je Algemene Voorwaarden staat).

[top]
Belasting

Elke ondernemer moet belasting betalen over de omzet minus de kosten van zijn bedrijf. Natuurlijk wilt u zo weinig mogelijk belasting betalen. De belastingheffing is o.a. afhankelijk van de door u gekozen rechtsvorm. Bij een BV betaalt u naast loonbelasting over het aan u toegekende loon, ook vennootschapsbelasting en belasting op winstuitkering (box 2). Bij een eenmanszaak betaalt u loonbelasting over uw totale jaarinkomen met aftrekposten als startersaftrek, zelfstandigenaftrek en 10% winstaftrek (2007). Overleg samen met je boekhouder wat gezien jouw bruto winst en manier van consumeren voor jou de meest gunstige vorm is.

[top]
Zakelijk vervoer

Over het algemeen zullen freelancers veel kosten maken voor zakelijk vervoer. Er moet immers dagelijks gereisd worden naar uw opdrachtgever die niet altijd naast uw deur zit.

In veel gevallen zal het openbaar vervoer uw reisbehoefte niet kunnen invullen en zal er een auto noodzakelijk zijn.

Hiervoor bestaan 3 mogelijkheden:

  1. Zakelijke ritten met je prive-auto. Het aantal kilometers maal 19 eurocent mag je dan als kosten aftrekken van je omzet. Je moet echter wel een rittenadministratie bijhouden die voldoet aan bepaalde eisen. Kies je voor deze variant dan kun je geen additionele kosten als onderhoud aftrekken.

  2. Auto van de zaak. Hierbij komen de autokosten voor rekening en vermogen van de onderneming. Alle kosten (inclusief afschrijvingskosten) zijn dan aftrekbaar, echter als je de auto prive gebruikt moet je minimaal 22% van de cataloguswaarde bij je inkomen optellen als je meer dan 500 km per jaar prive rijdt.

  3. Leaseauto. Een leaseauto behoort niet tot het vermogen van de onderneming, maar alle kosten zijn wel volledig aftrekbaar. Ook hier geldt weer een bijtelling op het inkomen als je prive in deze auto rijdt.
[top]